RO e – Factura
SISTEMUL NAȚIONAL DE FACTURARE ELECTRONICĂ DEVINE OBLIGATORIU ÎNCEPÂND CU 1 IANUARIE 2024
Începând cu 1 Ianuarie 2024 toate operațiunile realizate între persoane impozabile stabilite în România necesită raportarea facturilor în sistemul național de facturare pentru a fi autentificate de Ministerul Finanțelor.
Noile modificări fiscale care fac obiectul Legii nr. 296/2023 extind obligativitatea de implementare a sistemului național de facturare electronică, introdus prin actul normativ primar O.U.G. 120/2021 pentru administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național de facturare.
Autentificarea facturilor se face prin intermediul Spațiului Privat Virtual (SPV), iar singurul format acceptat de către sistem este formatul XML; alte tipuri de fișiere, precum .JPG sau .PDF, nu vor fi acceptate și recunoscute de sistemul național de facturare electronică.
După raportarea și acceptarea facturii prin Spațiul Privat Virtual (SPV), aceasta va primi sigiliul Ministerului de Finanțe. Factura transmisă și acceptată de sistem devenind documentul original și singurul care va fi acceptat în raporturile cu instituțiile statului.
Prezentele modificări se vor aplica cu titlu de obligativitate tuturor persoanelor impozabile care, în mod independent, desfășoară o activitate economică, indiferent de scopul sau de rezultatul activității și, indiferent că este plătitoare sau neplătitoare de TVA.
Raționamentul și scopul extinderii sistemului RO e-Factura este acela de a reduce deficitul și de a crește gradul de colectare a TVA-ului, fiind estimată, la nivelul Uniunii Europene, o pierdere anuală de TVA de aprox. 60 de miliarde de euro, din care 9 miliarde de euro aparține României.
Cu toate că implementarea sistemului RO e-Factura a devenit obligatoriu de la 1 Iulie 2022, atât în relația B2G, cât și în relația B2B pentru produsele cu risc fiscal ridicat, instituțiile de control nu au putut aplica sancțiuni persoanelor impozabile care nu au implementat sau nu au raportat facturile prin intermediul sistemului.
Spre deosebire de actul normativ primar, actualele modificări legislative amplifică sfera de aplicare la toate tranzacțiile B2B, B2G și tranzacții realizate de nerezidenți, instituind sancțiuni atât pentru netransmitere, cât și pentru destinatarii care primesc și înregistrează alte facturi decât cele în format XML cu sigiliul Ministerului de Finanțe.
Întrucât noua modificare legislativă va impacta toate persoanele juridice publice/private (S.A, S.R.L, PFA, PFI), este important să cunoaștem că au fost stabilite anumite date de la care instituțiile de control pot aplica sancțiuni, atât pentru netransmitere, cât și pentru înregistrarea altei facturi decât factura originală.
Persoanele impozabile trebuie să aibă în vedere 3(trei) date importante de implementare:
1 Ianuarie 2024 – 31 Martie 2024 – data la care se extinde generalizat sfera de aplicare pe relația B2B, factura electronică se va aplica pentru orice tip de tranzacție intervenită între două persoane impozabile stabilite în România pentru care locul prestării sau livrării este în România, și nu doar pentru produsele considerate cu risc fiscal ridicat.
1 Aprilie 2024 – 30 Iunie 2024 – începând cu această perioadă instituțiile vor avea capacitatea de a efectua controale și de a aplica sancțiuni pentru nerespectarea obligațiilor de transmitere a facturilor în sistemul RO e-Factura. Sancțiunile contravenționale variind în funcție de categoria calificării contribuabilului:
Pentru persoanele juridice încadrate ca și contribuabili mari, definiți conform legii, amenzile sunt între 5.000 și 10.000 lei.
Pentru persoanele juridice încadrate ca și contribuabili mijlocii, definiți conform legii, amenzile sunt între 2.500 și 5.000 lei.
Pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice, amenzile sunt între 1.000 și 2.500 lei.
1 Iulie 2024 – începând cu această perioadă toate persoanele care înregistrează o altă factură decât de factura originală, care nu a fost emisă în format XML și transmisă prin SPV și acceptată de Ministerul Finanțelor, vor fi pasibile de sancțiuni contravenționale. Cuantumul amenzii va fi egal cu valoarea TVA-ului facturii înregistrate în contabilitate. De exemplu: un S.R.L. care înregistrează în contabilitate o factură în format PDF de 1.000 lei, cu un TVA de 190 lei, fără a primi factura originală în format XML, va fi sancționat cu suma de 190 lei.
După cum se poate observa, primele două perioade sunt tranzitorii, circulând în paralel atât facturile tradiționale în format PDF, cât și facturile electronice în format XML. În schimb de la 1 Iulie 2024 singura factură originală și recunoscută de către instituțiile statului este factura emisă în format XML raportată în SPV cu sigiliul Ministerului de Finanțe.
Pentru termenul de raportare în SPV, legiuitorul a stabilit 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu 5 zile lucrătoare de la data de 15 a lunii următoare.
Nerespectarea termenului de raportare constituie contravenție, iar în cazul încălcării obligației de transmitere a facturii în sistemul RO e-Factură, legiuitorul a instituit expres interdicția de a beneficia de posibilitatea achitării amenzii la jumătate din minimul prevăzut potrivit dispozițiilor OG nr. 2/2001, în termen de 15 zile de la data constatării contravenției.
După cum am menționat, dispozițiile legale se extind doar cu privire la relația contribuabililor B2B, B2G și tranzacții realizate de nerezidenți, nefiind aplicabile pentru categoria tranzacțiilor B2C, pentru acestea din urmă neexistând obligativitatea raportării în sistem, exemplu: dacă o persoană fizică achiziționează un bun/serviciu de la un comerciant care emite o factură, comerciantului nu îi revine obligația de a transmite factura în sistemul RO e-Factura.
B2G –Business to Government
B2B – Business to Business
B2C – Business to Consumer
Cum ne pregătim forma pentru RO e-Factura?
Pentru început trebuie știut că XML este un limbaj de marcare utilizat pentru a structura și stoca date într-un mod clar și logic, asemănător HTML, motiv pentru care este recomandat ca pentru emiterea și raportarea facturilor în SPV, să fie utilizat un program de facturare care oferă posibilitatea conectării cu SPV.
Emiterea manuală a facturilor ce trebuiesc raportate în sistemul național de facturare poate fi o provocare, din cauza faptului că scrierea manuală a facturii în format XML presupune un grad de complexitate ridicat, timp, efort și risc foarte mare de erori.
În schimb, softurile de contabilitate sau platformele de facturare modernizează și eficientizează atât procesul de emitere, cât și procesul de raportare, iar după configurarea inițială, singurul pas rămas este conectarea cu Spațiul Privat Virtual (SPV) devenind astfel totul automatizat.
Pot exista situații în care softurile de facturare sunt mult prea costisitoare pentru persoanele care nu emit un volum mare de facturi, motiv pentru care Ministerul Finanțelor a venit în ajutorul contribuabililor cu un set de informații tehnice de implementare manuală a sistemului – https://mfinante.gov.ro/web/efactura/informatii-tehnice
Datorită faptului că implementarea sistemului este făcută etapizat, recomandăm tuturor să implementeze din timp sistemul național de facturare care este funcțional, tocmai pentru a se familiariza din timp cu noile modificări și pentru a evita eventualele blocaje sau posibile sancțiuni aplicabile.
Prezentul articol este prezentat de av. Andrei Stănilă, avocat în cadrul baroului București, în colaborare cu dna. expert contabil Andrada Munteanu.
STĂNILĂ Attorneys at Law, cu sediul principal în București și un sediu secundar în Alba-Iulia, este o casă de avocatură dedicată oferirii de servicii juridice de înaltă calitate. Specializați într-o gamă largă de arii de practică juridică, oferim asistență, reprezentare și consultanță atât pentru persoane fizice, cât și pentru entități juridice. Echipa noastră de avocați experimentați se angajează să furnizeze soluții juridice personalizate și eficiente, adaptate nevoilor specifice ale fiecărui client.
#ROeFactura #TransformareDigitala #FacturareElectronica